Secondo la ricerca, circa il 50 percento dei dipendenti ritiene che le riunioni siano la maggiore perdita di tempo durante il lavoro e il numero uno dei killer della produttività.
Qui, non stiamo parlando di conferenze, seminari e riunioni del consiglio che di solito sono ben pianificati. Stiamo parlando di quegli incontri interni del personale che di solito durano per ore, ma non sono sempre necessari.
Certo, gli incontri di lavoro forniscono una strada per discutere questioni importanti su un'azienda e tutto ciò che le riguarda, ma questi incontri hanno lo svantaggio di uccidere la produttività di dipendenti e dirigenti. Questo spiega perché gli esperti hanno raccomandato la cancellazione della maggior parte delle riunioni di lavoro come un modo per aumentare la produttività. Ecco 10 motivi per cui le riunioni di lavoro uccidono la produttività:
10 motivi per cui gli incontri d'affari uccidono la produttività
1. Le riunioni di lavoro perdono tempo
Come affermato in precedenza, la maggior parte delle riunioni di lavoro occupa una parte significativa delle ore di lavoro dei dipendenti, lasciandoli con pochissimo tempo per completare compiti importanti. Per i dirigenti, è anche peggio: più della metà del loro tempo di lavoro è trascorso in una riunione o nell'altra, con dipendenti o parti interessate di terze parti come clienti, fornitori e partner commerciali. In effetti, uno dei tratti distintivi dei moderni dirigenti aziendali è che trascorrono la maggior parte del loro tempo alle riunioni di lavoro.
2. La maggior parte degli incontri di lavoro non produce alcun piano d'azione
Dopo una riunione, dovrebbe esserci un piano d'azione che delinei e spieghi i passi fondamentali da adottare. Ma sfortunatamente la maggior parte degli incontri finisce senza questo tipo di piano. E questo porta a tenere riunioni successive per rivisitare questioni che altrimenti avrebbero dovuto essere risolte. Naturalmente, più riunioni partecipano dipendenti e dirigenti, maggiore è il tempo di lavoro produttivo che perdono.
3. La maggior parte delle riunioni di lavoro non è preparata per
La maggior parte delle riunioni di lavoro viene chiamata quando è chiaro che l'organizzatore non ha organizzato nulla per le riunioni. Vogliono solo parlare di qualcosa, trascurando il fatto che questa è pura perdita di tempo prezioso. Senza un solido piano su ciò che sarà discusso in una riunione e per quanto tempo durerà la riunione, saranno discusse questioni inutili ( e un altro incontro sarà addirittura programmato per eventuali avanzi ), e non si otterrà nulla di positivo.
4. I problemi discussi nell'ultima riunione vengono esaminati
Questo è uno dei motivi più comuni per cui le riunioni di lavoro richiedono più tempo del normale. Le questioni sollevate o discusse nella riunione precedente avrebbero dovuto essere divulgate e lette in anticipo. Ciò renderà un incontro di lavoro un seguito appropriato al precedente, non una ripetizione che fa perdere tempo al precedente. Quindi, togli sempre quel senso di " Lettura dei verbali dell'ultima riunione " dall'agenda della riunione.
5. Le riunioni d'affari a volte si trasformano in sotto-riunioni
Ci sono momenti in cui un incontro di lavoro scatenerà altri nuovi dibattiti e discussioni. Mentre è del tutto normale che tali nuove idee o problemi emergano durante una riunione, consentire loro di cambiare la direzione della riunione è l'errore comune che porta a tempi di riunione prolungati e riunioni improduttive. E per ogni incontro che non produce buoni risultati, molti altri arriveranno fino al raggiungimento di un obiettivo accettabile.
6. Le persone socializzano durante le riunioni di lavoro
Le riunioni di lavoro uccidono la produttività perché impiegano più tempo del normale. E uno dei motivi per cui impiegano più tempo è la socializzazione superflua tra i partecipanti. Le persone chiedono ai loro colleghi cosa hanno fatto durante il fine settimana, quando tali domande potevano essere poste durante il pranzo.
7. Alcuni punti degli incontri vengono ripetuti per motivi sciocchi
Un altro motivo per cui la maggior parte delle riunioni di lavoro impiega troppo tempo è la ripetizione inutile di ciò che è stato discusso, in modo tale che qualcuno che è entrato durante la riunione o era assente nell'ultima riunione avrebbe capito da dove si stava dirigendo la riunione. Questo è un modo sottile per trascurare l'importanza del tempo degli altri. Non importa quanto sia importante un individuo per un'azienda, dovrebbe esserci un modo alternativo per dire loro cosa hanno perso in una riunione.
8. La maggior parte delle riunioni sono sessioni di brainstorming
Se un'azienda ha bisogno di raggiungere un determinato obiettivo e ha bisogno di idee da parte di dipendenti e dirigenti su come raggiungere tale obiettivo, può essere convocato un incontro di lavoro. Tuttavia, laddove la maggior parte degli organizzatori aziendali ha torto è utilizzare la riunione come una strada per trovare nuove idee. Ciò richiederebbe sempre del tempo, soprattutto perché la maggior parte dei dipendenti deve fare brainstorming per idee sul posto, qualcosa per cui non erano preparati. Idealmente, l'agenda dovrebbe essere comunicata ai partecipanti, così ognuno viene con le proprie idee.
9. La tecnologia prolunga la maggior parte delle riunioni
La maggior parte delle riunioni d'affari viene indebitamente prolungata dalla necessità di riparare il proiettore, dalla necessità di cercare nel Web alcune informazioni o dalla necessità che l'organizzatore riceva una chiamata. Tutte queste cose si aggiungono al tempo totale impiegato nelle riunioni di lavoro.
10. La maggior parte delle riunioni d'affari si svolgono a scopo informativo: le riunioni d'affari devono essere tenute a scopo decisionale. Leggere informazioni non necessarie da una presentazione di PowerPoint o narrare la storia dell'azienda non farà altro che perdere tempo.