Non importa quanto hai speso per assicurare vari aspetti della tua attività; hai ancora bisogno di un piano di continuità aziendale.
Un piano di continuità aziendale semplifica la gestione delle catastrofi e la ripresa dell'attività in caso di eventi sfortunati imprevisti. Con un piano di continuità aziendale in atto, non dovresti perdere molto in termini di potenziali aziende, clienti e dipendenti quando si verifica un disastro. Saresti in grado di continuare di nuovo il tuo business proprio come non è successo niente.
Un piano di continuità aziendale è una delle forme di assicurazione più economiche che un'azienda possa avere in quanto non ti costerebbe nulla. Ma purtroppo molte aziende preferiscono trasmettere questo aspetto vitale e di solito non si preoccupano finché non diventa troppo tardi. Per sviluppare il tuo piano di continuità aziendale, ecco alcuni degli elementi della checklist da includere.
Scrittura di un piano di continuità operativa - Modello di esempio / Elenco di controllo
1. Elencare gli scopi e gli obiettivi del piano
Innanzitutto, è necessario analizzare chiaramente il motivo della creazione del piano di continuità aziendale e gli obiettivi che si desidera raggiungere. Ovviamente, il tuo obiettivo principale per la creazione del piano di continuità aziendale è aiutare la tua azienda a riprendersi il più rapidamente possibile in caso venga colpita da un disastro. È necessario dichiararlo nel piano di continuità operativa (BCP) e nella natura delle potenziali catastrofi.
2. Personale di riserva
Successivamente, è necessario creare un elenco di personale che si occuperà del processo decisionale o ricoprirà ruoli importanti quando si verifica un disastro. Alcune funzioni di lavoro sono troppo importanti per essere lasciate vuote per qualsiasi motivo, poiché lasciarle vacanti può portare a problemi ancora maggiori per la continua esistenza dell'azienda. È necessario identificare tali posizioni e fare un elenco di persone che riempirebbero tali posizioni con i loro indirizzi di contatto, indirizzi e-mail e numero di telefono e tutte le altre informazioni di contatto necessarie.
3. Contatti esterni
A parte le posizioni critiche interne, anche alcune posizioni esterne sono altamente critiche, come consulenti aziendali, avvocati e commercialisti, banchieri e consulenti informatici. Per lo più, queste dovrebbero essere le persone che sono strumentali e potrebbero aiutare ad aiutare il business a riprendersi rapidamente. È necessario creare un elenco di tali persone, nonché i loro indirizzi di contatto e includerlo nel piano di continuità aziendale.
4. Attrezzatura
Fai la stessa cosa anche per le attrezzature critiche. Ci sono macchine o attrezzature che sono cruciali per il funzionamento della tua attività? Esiste un software speciale che contiene dati aziendali importanti ? Dovresti fare un elenco di tali apparecchiature e software. E se ci sono backup fuori sede, anche questi dovrebbero essere inclusi.
5. Documenti commerciali
Ogni azienda ha alcuni documenti e documenti aziendali vitali, come i suoi documenti di incorporazione, certificati fiscali, dettagli bancari, contratti di locazione e informazioni sul personale. Nel caso in cui si verifichi un disastro come un incendio o un'alluvione, tali documenti potrebbero andare persi, causando ulteriori complicazioni per l'azienda. Come intende gestire la perdita di documenti in caso di disastro ? Dovresti includerlo anche nel tuo BCP.
6. Attrezzatura per imprevisti
Supponiamo che una società di produzione perda tutte le sue attrezzature e macchinari vitali, che utilizza per fabbricare i suoi beni. Naturalmente, la compagnia avrebbe assicurato queste attrezzature e macchinari, ma la compagnia assicurativa non ti pagherà lo stesso giorno in cui presenterai i tuoi reclami, vero? Lasceresti quindi i tuoi consumatori in sospeso e permetteresti ai tuoi concorrenti di subentrare mentre provi a ritrovarti ? È necessario predisporre un piano per le apparecchiature di emergenza che potrebbero essere utilizzate per continuare l'operazione fino a quando non si potrà riprendere a funzionare completamente.
7. Luogo di emergenza
Dove trasferiresti temporaneamente la tua azienda nel caso in cui perdessi la tua sede attuale? I tuoi dipendenti possono lavorare da casa in attesa del tempo in cui puoi recuperare la tua posizione ? Queste sono cose che devi esaminare e descrivere in dettaglio come verrà gestita se si presentano tali situazioni.
8. Elenco delle istruzioni
Dovrebbe esserci anche un elenco di istruzioni che contiene diverse responsabilità cruciali da gestire in tempi di disastro e come dovrebbero essere gestite. Ad esempio, ci dovrebbero essere istruzioni dettagliate su come contattare la compagnia assicurativa per informarli del disastro e su come presentare una richiesta di risarcimento. Questo dovrebbe essere fatto per ogni responsabilità cruciale nell'azienda.
9. Documentazione del piano di continuità aziendale
Al termine della stesura del piano di continuità aziendale, assicurarsi di averlo documentato sia in formato cartaceo che cartaceo. È possibile utilizzare l'archiviazione cloud e i backup off-site per le copie software. Per quanto riguarda le copie cartacee, assicurarsi che ogni personale chiave non solo ne abbia una copia, ma capisca anche cosa farne.
Sebbene un piano di continuità aziendale sia facile da realizzare e dovrebbe essere qualcosa che puoi inventare da solo, puoi prendere in considerazione l'assunzione di un consulente per gestirlo per te se lo trovi difficile da gestire.