La maggior parte delle aziende che alla fine diventano grandi hanno iniziato a essere piccole proprio come Apple® e Microsoft®. Alcuni di loro sono partiti dal garage e alla fine sono cresciuti fino a diventare un nome familiare in tutto il mondo. La verità è che oltre ad avere un'idea imprenditoriale fantastica, l'impegno, la disciplina, la dedizione e l'attenzione ai dettagli sono alcuni degli attributi di base che fanno crescere una piccola impresa così grande.
Se sei un imprenditore che gestisce una piccola impresa o sei interessato alla vendita al dettaglio, una delle chiavi di cui avresti bisogno per far crescere la tua attività e diventare altamente redditizia è mettere in atto un processo che garantisca un'efficace gestione dell'inventario. Il detto che "il dettaglio è dettaglio" descrive correttamente il concetto di approccio efficace alla gestione dell'inventario per le piccole imprese; devi solo prestare attenzione ad ogni aspetto della tua piccola impresa se vuoi che cresca.
L'importanza della gestione dell'inventario per i proprietari di piccole imprese
Nulla manda un cliente nelle mani di un concorrente come un inventario inadeguato. Allo stesso tempo, nulla uccide il flusso di cassa e, infine, la redditività come l'inventario in eccesso.
Come uomo d'affari, devi mantenere un inventario equilibrato per evitare di perdere il tuo cliente e per evitare di mantenere un inventario in eccesso. Pertanto, è necessario disporre di un sistema di gestione dell'inventario molto solido. Ecco alcuni degli importanti vantaggi della gestione dell'inventario.
un. Prevenzione di situazioni di esaurimento
Immagina che il tuo negozio di alimentari più vicino sia costantemente fuori dalla tua marca preferita di cereali, e poi senti parlare di un altro negozio non troppo lontano che quasi mai si esaurisce della stessa marca. Naturalmente, inizieresti a visitare il nuovo negozio per mettere le mani sul tuo amato marchio di cereali.
E alla fine, poiché sarebbe scomodo per te fare la spesa in due negozi diversi, dovresti scegliere un negozio - e quello sarebbe ovviamente il negozio che ha sempre ciò di cui hai bisogno in magazzino. Sfortunatamente, il tuo negozio di alimentari più vicino ha perso un cliente a causa della sua scarsa gestione delle scorte.
Devi sempre sforzarti di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti assicurandoti che abbiano accesso ai tuoi prodotti in ogni momento e il modo migliore per farlo è attraverso una corretta gestione dell'inventario.
b. Evitare il sovraccarico
L'eccesso di scorte è di per sé un problema. Quando si immagazzina troppo prodotto, è possibile che non si riesca a venderli tutti in tempo e vi è un'alta probabilità che alcuni articoli vadano male o addirittura diventino obsoleti portando a enormi perdite per la propria attività.
c. Riduzione dei costi di gestione: i costi di conservazione dell'inventario sono fortemente correlati alle dimensioni dell'inventario. Se mantieni la giusta quantità di inventario, non dovresti spendere eccessivamente per lo stoccaggio, la manutenzione, il personale e tutti gli altri costi di mantenimento.
d. Riduzione di furto e furto
Un altro problema legato alla gestione delle scorte, che una corretta gestione dell'inventario aiuta a prevenire, è la riduzione dei furti. Ci sono sempre impiegati o clienti disonesti che cercano di "aiutare se stessi" con alcuni dei prodotti dell'azienda. Con una corretta gestione e monitoraggio dell'inventario, si sarebbe in grado di rilevare e controllare facilmente tali situazioni.
e. Gestione del capitale circolante
Hai bisogno di capitale circolante per gestire ogni aspetto della tua attività. Ma quando si sprecano troppi fondi nello stoccaggio delle merci, altri aspetti della propria attività potrebbero risentirne perché non ci sarebbero fondi sufficienti per svolgere altre attività.
La gestione dell'inventario ti aiuta a contenere solo la quantità appropriata di scorte. Le tue scorte non saranno troppo tali da farti sprofondare troppo capitale circolante. E non sarà troppo piccolo in modo tale che il capitale circolante non venga utilizzato in modo efficiente.
f. Materie prime adeguate
La gestione delle scorte è ancora più importante per i produttori perché in nessun momento è consentito rimanere a corto di materie prime. Se mai esaurisci le materie prime o un ingrediente essenziale per la produzione, ciò potrebbe portare a conseguenti perdite come la perdita dei salari pagati ai lavoratori, la perdita di tempo e altre perdite simili. I produttori utilizzano la gestione dell'inventario per garantire che siano sempre disponibili le quantità appropriate di materiali di produzione.
g. Accurata contabilità degli utili
L'inventario è un bene aziendale da solo. E quando stai preparando il tuo rendiconto finanziario, devi dichiarare il valore esatto del tuo inventario attuale. Senza un'adeguata gestione dell'inventario, ciò che otterresti nella migliore delle ipotesi è una cifra assunta o addirittura esagerata. Ciò significa anche automaticamente profitti gonfiati e rapporti finanziari imprecisi.
h. Riordino
La gestione delle scorte ti aiuta a sapere quando riordinare gli articoli esauriti. Ti aiuta anche a evitare ritardi nel processo di riordino. A volte, quando riordini alcuni materiali di produzione vitali, il fornitore impiegherebbe tempo prima di elaborare il tuo ordine e consegnarti. Con una corretta gestione dell'inventario, avresti calcolato il timeout di ciascun fornitore e sarebbe stato in grado di riordinare al momento opportuno.
io. Efficienza di magazzino
Se si dispone di un magazzino molto grande o di più magazzini, diventa difficile sapere quale magazzino contiene quali articoli e ciò comporta ritardi inutili nel processo di produzione. Con un'adeguata gestione dell'inventario, tali problemi possono essere eliminati o ridotti al minimo indispensabile. Aiuta anche a ridurre notevolmente i costi di deposito.
j. Identificazione di potenziali problemi
Una corretta gestione dell'inventario semplifica l'identificazione rapida di potenziali problemi di produzione correlati alla gestione dell'inventario e consente anche di intraprendere azioni tempestive.
Sebbene il monitoraggio dell'inventario non sia un'attività piacevole, è un aspetto chiave della gestione di un'azienda di successo. Avere un buon sistema in atto per tracciare il tuo inventario e le vendite ti aiuterà a capire quale merce hai in magazzino, cosa hai venduto, cosa è ancora in ordine e quando arriveranno i tuoi ordini.
Con un tale sistema, è possibile riconoscere rapidamente i prodotti più venduti che è necessario riordinare e i prodotti più venduti che è necessario contrassegnare o promuovere in modo più aggressivo. Inoltre, il monitoraggio periodico ed efficace del tuo inventario può aiutarti a mantenere un inventario moderato che non è né troppo né troppo piccolo.
Avere troppo inventario lega fondi che altrimenti potrebbero essere utilizzati per costi operativi o per altri scopi più importanti. Avere troppo poco inventario, d'altra parte, ti fa perdere entrate perché non hai abbastanza prodotti da vendere. Dopo aver discusso dell'importanza dell'inventario e del tracciamento delle vendite, discutiamo ora come tenere traccia dell'inventario e delle vendite nella tua piccola impresa. Esistono molti modi per tenere traccia del tuo inventario e tutti questi metodi rientrano in due categorie: manuale e automatizzato.
Due modi per tenere traccia del tuo inventario e delle vendite
I. Metodo manuale
Per tenere traccia dell'inventario utilizzando il metodo manuale, iniziare contando i prodotti per determinare l'inventario iniziale. Quindi classificare prima l'inventario in base al nome del prodotto, quindi in base ad altri attributi specifici dei prodotti, come colore, dimensioni, utilizzo, data o stile.
Ad esempio, se hai profumi come inventario, ti consigliamo di classificarli in base al nome, quindi se sono per uomini o donne o entrambi, quindi per dimensione. Ciò semplifica il monitoraggio di ciò di cui hai bisogno e di ciò che non hai venduto. Dopo aver ordinato gli articoli dell'inventario in categorie, crea un foglio di calcolo in Microsoft Excel per tenere traccia dell'inventario e delle vendite.
Basta creare un foglio di lavoro per ciascun prodotto ed elencare il conteggio di inventario iniziale per quel prodotto. Da quel punto, regola il conteggio iniziale dell'inventario come necessario. Cioè, sottrai tutte le vendite di ciascun prodotto dal tuo registro e aggiungi nuovi arrivi ad esso. Fallo almeno una volta alla settimana, adeguando il totale dell'inventario secondo necessità.
Microsoft Excel sarà sufficiente se nel tuo inventario sono presenti meno di 10 articoli diversi. Tuttavia, se hai più di 10 articoli nel tuo inventario, un'opzione migliore è quella di impostare un database di inventario in Microsoft Access. Microsoft Access offre modelli di inventario che sono semi-automatizzati, più interessanti e più facili da usare. E puoi stampare comodi report di inventario per tenere traccia di vendite, aggiunte all'inventario e resi. Tuttavia, non è ancora efficace come un sistema completamente automatizzato.
II. Metodo automatizzato
Se gestisci un'azienda che ha diversi articoli nel suo inventario (come un negozio al dettaglio), dovrai utilizzare un sistema automatizzato perché il metodo manuale di inventario e monitoraggio delle vendite sarà troppo ingombrante, se possibile.
Mentre ci sono molti metodi automatizzati, il più comune ed efficace prevede l'integrazione di software di gestione dell'inventario professionale con uno scanner di codici a barre e registri nel tuo negozio. Ogni prodotto ha un codice a barre univoco, che viene scansionato al punto di pagamento. Il codice a barre contiene il prezzo e altre informazioni rilevanti sull'articolo.
Una volta che lo scanner di codici a barre ha rilevato e registrato un prodotto in vendita, registra automaticamente la vendita e deduce il numero di unità dell'articolo acquistato dal numero totale di unità rimaste nel negozio. Ciò avviene in pochi secondi.
Un altro metodo prevede l'uso dell'identificazione a radiofrequenza, che etichetta ogni articolo dell'inventario con un tag di plastica che contiene un microchip programmabile e una piccola antenna. I tag contengono informazioni pertinenti su ciascun prodotto e possono essere letti da un lettore portatile speciale.
Sebbene questa opzione sia più costosa dell'uso dei codici a barre, presenta molti vantaggi. I tag possono essere letti da una lunga distanza. Una grande pila di articoli taggati può essere letta contemporaneamente e le informazioni sui tag possono essere immediatamente aggiornate man mano che gli articoli vengono spostati da un punto all'altro del tuo negozio. È interessante notare che i tag possono essere impostati per attivare un allarme quando l'articolo lascia il negozio, impedendo il furto di prodotti contrassegnati.
Quindi, se vendi articoli molto costosi, come gioielli, con questa opzione faresti meglio. Anche se stai monitorando le tue vendite e il tuo inventario con un sistema automatizzato, esegui un controllo manuale almeno una volta all'anno per assicurarti di non aver perso alcuni articoli di inventario.
10 consigli efficaci per la gestione dell'inventario per le piccole imprese
La verità è che, se non si tengono registri adeguati di tutte le transazioni di prodotti e servizi nella propria attività, è probabile che si fatica a realizzare profitti e ciò influirà sicuramente sul budget. In effetti, la cattiva gestione delle scorte fa parte di ciò che fa fallire un'azienda. Ora esaminiamo rapidamente i 10 suggerimenti efficaci per la gestione dell'inventario per le piccole imprese:
1. Crea una merda speciale di Excel per lo stock giornaliero
Una delle cose di base che devi fare per garantire un'efficace gestione dell'inventario per la tua piccola impresa è quella di creare una merda di diffusione Excel eccellente allo scopo di fare scorta quotidianamente. Ad esempio, se gestisci un'attività mamma e pop e non puoi permetterti un software personalizzato, puoi stampare una merda eccellente e fare lo stock manuale; un libro con copertina rigida può persino servire allo stesso scopo.
2. Assicurarsi che ogni merce che entra nel magazzino sia documentata da diversi funzionari
Un altro suggerimento che ti garantirà un'efficace gestione dell'inventario per la tua piccola impresa è quello di garantire che ogni merce che entra nel tuo magazzino o negozio sia documentata da diversi funzionari. Il processo è semplice, una volta che un camion entra nel tuo magazzino, l'autista presenterà la sua lettera di vettura all'addetto alla sicurezza al gate, l'uomo di sicurezza confermerà e prenderà le sue scorte, quindi il responsabile del magazzino anche dovrebbe prendere le proprie scorte separatamente dall'addetto alla sicurezza.
4. Consulta gli sviluppatori di software per sviluppare software di inventario personalizzato per la tua azienda
Esistono software di inventario personalizzati che garantiscono un'efficace gestione dell'inventario; ti aiuterà a creare fatture e anche a generare entrate per ogni transazione commerciale. La verità è che la maggior parte delle piccole imprese potrebbe non essere in grado di pagare uno sviluppatore di software per aiutarli a sviluppare software personalizzato per la propria attività. Se puoi permetterti un software personalizzato per la tua attività, ti preghiamo di farlo.
4. Applicare l'emissione obbligatoria della ricevuta per ogni transazione commerciale
Un altro consiglio per un'efficace gestione dell'inventario per le piccole imprese è imporre l'emissione della ricevuta per ogni transazione commerciale. In effetti, è in voga emettere ricevuta elettronica. Aiuterà la tua azienda a colmare le lacune che possono drenare la tua azienda.
5. Incoraggiare l'uso della macchina POS rispetto al denaro contante
Se desideri implementare un'efficace struttura di gestione dell'inventario per la tua piccola impresa, devi incoraggiare le transazioni senza contanti. L'uso di Point of Sale Machine (POS) è un modo efficace per ridurre al minimo le frodi nelle piccole imprese. Con le macchine POS puoi essere certo che i tuoi venditori non ruberanno i tuoi soldi.
6. Creare un sistema di database centrale:
Dovresti creare un sistema di database centrale soprattutto se disponi di più punti vendita. Un sistema di database centralizzato faciliterà il monitoraggio di ogni transazione commerciale nella tua azienda in tempo reale. È un dato di fatto che puoi sederti nel tuo ufficio o casa per monitorare il flusso della tua attività una volta che hai un sistema di database centralizzato.
7. Sviluppa il tuo sistema di tracciamento personalizzato
Esistono vari sistemi di tracciamento che puoi mettere in atto per imporre un'efficace gestione dell'inventario per la tua piccola impresa. Puoi sederti con il tuo team per determinare il miglior sistema di tracciamento adatto alla tua attività. Ma se gestisci un'attività di trasporto o di taxi, puoi installare il localizzatore di auto su tutti i tuoi camion e taxi: è il modo più semplice e conveniente per tenere traccia dell'inventario per tali attività.
8. Creare un processo aziendale che ti aiuti a ricevere feedback dai tuoi clienti
Un altro modo per implementare un'efficace gestione dell'inventario per la tua piccola impresa è creare un processo aziendale che ti aiuti a ricevere feedback dai tuoi clienti. Ad esempio, in alcune banche, ogni volta che depositi denaro, dovrai lasciare una copia del tuo cassiere in una scatola all'interno della banca e ti verrà anche richiesto di inserire i dettagli della tua transazione in un libro mastro. Puoi adottare questo modello di tracciamento dell'inventario se è adatto alla tua attività.
9. Informa i tuoi fornitori e venditori del rapporto che desideri
Un altro modo per garantire un'efficace gestione dell'inventario per la tua piccola impresa è di mettersi in contatto con i tuoi fornitori e venditori per discutere le tue aspettative da loro quando si tratta di inventario. Il tuo accordo con loro potrebbe essere che puoi accedere ai dettagli di tutte le transazioni con loro su base bimestrale, su base di 6 mesi o anche ogni anno. È un modo per confrontare i record per essere sicuri di essere sulla buona strada.
10. Assumi un consulente per l'inventario per aiutarti a rivedere la tua struttura di inventario di volta in volta
Infine, una delle cose che devi mettere in atto per assicurarti di implementare uno stile di gestione dell'inventario efficace per la tua piccola impresa è assumere un consulente di inventario per aiutarti a rivedere di tanto in tanto il tuo rapporto e la struttura dell'inventario. Questo approccio ti aiuterà a correggere gli errori nel tuo processo aziendale.
Ecco qua; i 10 consigli efficaci per la gestione dell'inventario per le piccole imprese.