Hai impiegato del tempo per creare quello che sembra il perfetto piano di continuità aziendale. Hai persino formato tutte le parti interessate e assicurato che tutti i dipendenti chiave sapessero esattamente cosa fare in ogni momento. Ma come puoi essere sicuro di avere un piano solido ?
Davvero, non puoi dirlo se non hai testato il piano di continuità aziendale per darti un'idea di come sarebbe una situazione di vita reale. Ma dal momento che nessun imprenditore si trova in attesa di un disastro in modo da poter testare il proprio piano di continuità aziendale, è necessario trovare modi creativi per testare il piano. Prima di discutere alcune delle strategie di test che è possibile utilizzare, è importante pensare a come pianificare test del piano di continuità aziendale di successo.
Innanzitutto, devi decidere i tuoi obiettivi per il test. Cosa intendi esattamente ottenere? E come misureresti le prestazioni? Quali sono i risultati che ti aspetti ? È necessario rispondere a queste importanti domande per consentire di creare solidi esercizi per testare il piano di continuità aziendale.
Aiuta anche a riunire un team di progettazione di test per il piano di continuità aziendale. Questo team sarebbe responsabile di esaminare le aree principali del business che potrebbero essere colpite da un disastro di emergenza e quindi sviluppare incarichi sia sperimentali che teorici per aiutare a condurre test del piano di continuità aziendale. Ecco alcuni modi creativi e intelligenti per testare il piano di continuità aziendale.
Come testare il piano di continuità aziendale
un. Discussioni a tavola rotonda
Questo potrebbe essere fatto facendo sedere i dipendenti o i soccorritori chiave per parlare di potenziali scenari di catastrofe e di come sarebbero gestiti. È un modo intelligente per accertare che ogni dipendente o rispondente sappia esattamente quale sia il proprio ruolo nel ripristino di emergenza e che siano effettivamente in grado di gestirlo.
Potresti continuare ad addestrare qualcuno ad essere un soccorritore per anni e tuttavia essere profondamente sorpreso quando alla fine si verifica il disastro, perché la persona ha prestazioni inferiori. Per evitare tali situazioni, è meglio accertarsi che tutti comprendano ciò che è loro richiesto attraverso la dimostrazione verbale di come avrebbero reagito a situazioni di catastrofe critica e di come avrebbero gestito i loro ruoli nel piano di continuità aziendale.
b. Prova alcune variabili
Quando si verifica un disastro, inizia principalmente come una situazione che colpisce una piccola parte dell'organizzazione, che si diffonde e colpisce l'intera organizzazione. Ad esempio, una piccola violazione del computer può rivelarsi un enorme disastro per l'organizzazione se non verificata in tempo.
Pertanto, se si desidera testare il piano di continuità aziendale, è possibile creare una piccola situazione di prova come paralizzare l'accesso a Internet dell'azienda o interrompere deliberatamente il flusso di lavoro e quindi osservare come i dipendenti risponderebbero ad esso. Inoltre, non dimenticare di confrontare le loro risposte con quanto dettagliato nel piano di continuità aziendale per essere sicuro che comprendano davvero i loro ruoli e abbiano agito di conseguenza.
c. Crea disagio
Un'altra strategia che funziona bene è introdurre una situazione di disagio. Se c'è qualcosa con cui i tuoi dipendenti sono così abituati a lavorare, prova ad eliminare quella cosa per alcuni giorni e vedi come faranno senza di essa.
Ad esempio, è possibile rendere i furgoni di consegna "non disponibili" per alcuni giorni e vedere come garantirebbero che i clienti siano ancora soddisfatti e forniti. L'idea alla base è quella di osservare come i tuoi dipendenti sarebbero in grado di rispondere e gestire una situazione di risorse limitate.
d. Trapani di emergenza
Questo potrebbe essere utilizzato per testare il piano di continuità aziendale e la risposta del dipendente a problemi di emergenza e sicurezza. Quando si verifica un disastro, il primo esercizio è l'evacuazione. Pertanto, è necessario essere sicuri che i dipendenti e i rispondenti comprendano appieno la procedura di evacuazione. Dovresti assicurarti di farlo almeno una volta all'anno.
e. Seminari e corsi di formazione
Seminari e corsi di formazione regolari con esercitazioni pratiche alla fine della giornata potrebbero aiutare ad accrescere le conoscenze dei dipendenti sulla pianificazione della continuità aziendale. Inoltre, i test pratici e gli incarichi alla fine di tali corsi di formazione possono fare molto per aiutare a testare le loro conoscenze.
f. Recensioni regolari
Aiuta anche a eseguire revisioni periodiche del piano di continuità aziendale. Puoi assumere esperti di pianificazione della continuità operativa per aiutarti a valutare il tuo piano e la preparazione della tua azienda al disastro. Questi professionisti esamineranno il tuo piano e forniranno consulenza professionale su ciò che dovresti includere o eliminare dal tuo piano di continuità aziendale per renderlo migliore.
Come implementare un piano di continuità operativa
Anche se hai bisogno di una moderata dose di ottimismo per avviare e avviare la tua attività, dovresti sempre tenere presente che la tua azienda potrebbe affrontare sfide difficili in qualsiasi momento. Il disastro è una di quelle sfide.
Sebbene le catastrofi siano impreviste, devi preparare la tua attività per loro, in modo che possa andare avanti anche di fronte a tali catastrofi. Non è necessario un grosso disastro per interrompere le operazioni quotidiane della tua azienda. Anche un semplice disastro come un'interruzione di corrente o un attacco da parte di criminali informatici può causare enormi danni alla tua azienda, lasciare che grandi catastrofi come alluvioni e uragani.
Un piano di continuità aziendale è una strategia coordinata che coinvolge piani e procedure che assicurano ai clienti che un'azienda ha la capacità di soddisfare continuamente le proprie esigenze a seguito di un'interruzione dell'attività non pianificata. Descrive in dettaglio come la tua attività continuerà a funzionare dopo essere stata colpita da qualsiasi forma di disastro. Avere uno sul posto significa organizzare come continuerai a fornire i tuoi prodotti o servizi ( che sono i più critici per le operazioni aziendali ) e identificare le risorse necessarie per supportare la continuità della tua attività.
Avere un piano di continuità aziendale è molto importante. Tuttavia, implementarlo nel modo giusto, e al momento giusto, è ancora più importante. Non raggiungerai i tuoi obiettivi di pianificazione della continuità aziendale se il tuo piano è attuato male.
I tipi di disastri che è probabile che la tua azienda incontrerà determineranno le azioni da intraprendere per garantire la continuità aziendale di fronte a tali catastrofi. Ad esempio, se si verifica un incendio o qualsiasi altro disastro che costituisce un pericolo per la costruzione della tua azienda, uno dei tuoi piani più importanti dovrebbe essere quello di evacuare i tuoi dipendenti in aree di incontro designate altrove. Tuttavia, se si verifica un disastro ambientale o meteorologico, l'evacuazione dell'edificio aziendale può comportare un rischio maggiore per i dipendenti. Pertanto, è importante prendere le misure giuste quando si cerca di garantire la continuità aziendale.
L'implementazione di un piano di continuità aziendale dovrebbe essere un compito facile a condizione che tu abbia messo tutti gli sforzi necessari per creare il piano in primo luogo. E il passo che farai durante l'implementazione dipende dai disastri per i quali stai preparando la tua attività. Ecco i passaggi tipici da seguire quando si implementa un piano di continuità aziendale:
Passaggio 1: verificare i piani di continuità aziendale per conoscere i piani di evacuazione per il tipo di disastro. Il tuo primo obiettivo principale è garantire che tutti, in particolare i tuoi dipendenti, siano fuori dalla struttura e al sicuro. Perdere un dipendente a causa di un disastro potrebbe paralizzare la tua attività, a seconda di quanto sia importante per la tua azienda. Una volta arrivati ai punti di incontro di evacuazione designati, eseguire un conteggio dei dipendenti per assicurarsi che tutti siano presenti e in regola. Se un dipendente è interessato dal disastro, iniziare a fare sforzi per aiutarlo a recuperare il più presto possibile.
Passaggio 2: valutare il grado di danno causato dal disastro. Hai perso il tuo inventario? Hai perso alcune informazioni vitali su clienti e prodotti? Il disastro ha causato danni significativi al tuo data center? Hai perso alcuni importanti beni della tua attività ? Le tue risposte determineranno quali passi intraprendere per raggiungere il pieno recupero delle entità perdute.
Passaggio 3: contattare terze parti che possono essere di aiuto. Mettiti in contatto con i tuoi fornitori e clienti per informarli dello sviluppo e richiedere il loro supporto mentre provi a far ripartire la tua attività. Inoltre, mettiti in contatto con la tua compagnia assicurativa per iniziare a fare una richiesta di risarcimento.
Passaggio 4: convocare una riunione di dipendenti, dirigenti e azionisti. Durante la riunione, è necessario comunicare loro il tempo necessario per il ripristino ed evidenziare le varie strategie di recupero nel piano di continuità.
Passaggio 5: iniziare il ripristino di beni o servizi necessari per ripristinare le operazioni aziendali a un livello funzionale, anche se l'edificio della società è ancora in fase di ristrutturazione. Se per il momento uno dei tuoi dipendenti può telelavorare, allora consenti ciò, poiché il tuo obiettivo è di rimettere in piedi la tua attività il più presto possibile.
Passaggio 6: verifica la copertura assicurativa e determina quali beni danneggiati ( come hardware / software e infrastruttura devono essere sostituiti . Compila un elenco completo di tali beni e analizza come li sostituirai. Invia anche l'elenco alla compagnia assicurativa come costo di sostituzione delle attività perse.
Sebbene i piani di continuità aziendale variano in base all'attività e al tipo di catastrofe previsti, questi passaggi sono applicabili praticamente a tutti i piani di continuità aziendale.